Функции ассистента отдела продаж. Должностная инструкция помощника менеджера по продажам. Ассистент менеджера по продажам должностная инструкция

Вести учет претензий покупателей по исполнению заключенных договоров. 2.13.Выявлять причины нарушений условий договоров, принимать меры по их устранению и предупреждению. 2.14.Подготавливать отчеты о проделанной работе, а также аналитические доклады, справки по поручению менеджера по продажам. 2.15.Выполнять служебные поручения менеджера по продажам по функциональным направлениям. 2.16.Участвовать в проведении мероприятий по формированию спроса на товары (рекламных акциях, презентациях, ярмарках, выставках, пр.). 2.17.Собирать информацию о покупателях и обеспечивать ее ввод в электронные базы данных. 3. Права Помощник менеджера по продажам вправе: 3.1.Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

Помощник менеджера по продажам должен знать: -ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров; -порядок ценообразования, оптовые и розничные цены на товары; -законы и нормативные правовые документы, регламентирующие осуществление предпринимательской и коммерческой деятельности; -рыночную экономику, предпринимательство и основы ведения бизнеса; -конъюнктуру рынка; -правила установления деловых контактов; -основы социологии, психологии и мотивации труда; -основы теории менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования; -порядок коммерческих условий соглашений, договоров, контрактов; -психологию и принципы продаж; -этику делового общения; -методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютера; -иностранный язык.

Должностные инструкции

Осуществляет сбор информации от покупателей: — о требованиях к качественным характеристикам товаров (сроке службы, правилах пользования, упаковке, др.); — о требованиях к послепродажному обслуживанию товаров; — об объемах и темпах продаж товаров конечным потребителям. 12. Ведет учет претензий покупателей по исполнению заключенных договоров.
13. Выявляет причины нарушений условий договоров, принимает меры по их устранению и предупреждению. 14. Участвует в проведении мероприятий по формированию спроса на товары (рекламных акциях, презентациях, ярмарках, выставках, пр.).

15.

Собирает информацию о покупателях и обеспечивает ее ввод в электронные базы данных. 16. Подготавливает отчеты о проделанной работе, а также аналитические доклады, справки по поручению менеджера по продажам.

17. Выполняет служебные поручения менеджера по продажам по функциональным направлениям. III.

Должностная инструкция помощника (ассистента) менеджера по продажам

В книге пошагово описываются шесть методик для решения повседневных проблем при помощи стикеров. Как быстро собрать информацию о проблеме? Как расставить приоритеты? Как разбить проблему на составляющие? Как организовать разрозненную информацию в единое целое? Как отобразить сложные взаимосвязи? Просто откройте книгу на той методике, которая больше подходит для решения вашей проблемы, и пошаговая инструкция вместе с большим количеством иллюстраций помогут вам решить проблему.

Книга будет полезна всем, кто хочет не только научиться использовать стикеры для решения проблем, но и развить системное мышление и освоить искусство правильной постановки вопросов…. Цена: 619 руб Не проспи свою жизнь.

Должностная инструкция помощника менеджера по продажам

Должностные обязанности Помощник (ассистент) менеджера по продажам: 1. Под руководством менеджера по продажам выполняет работы по организации и созданию сети продажи товаров.
2. Осуществляет сбор информации о спросе на товары, причинах его изменения (повышения, понижения). 3. Осуществляет поиск покупателей (оптовых и розничных торговых предприятий, иных посредников, пр.) и устанавливает деловые контакты. 4. Устанавливает контакты с клиентами (группой клиентов) по поручению менеджера по продажам. 5. Проводит переговоры с клиентами по условиям продажи товаров и оказания сопутствующих услуг.
6.

Разрабатывает преддоговорную документацию. 7. Заключает от имени предприятия договоры (купли-продажи, поставки, др.). 8. Организует доставку или отгрузку товаров покупателям по заключенным договорам.

9. Контролирует оплату покупателями товаров по заключенным договорам. 10.
Осуществлять сбор информации от покупателей:-о требованиях к послепродажному обслуживанию товаров;-о требованиях к качественным характеристикам товаров (сроке службы, правилах пользования, упаковке, др.);-об объемах и темпах продаж товаров конечным потребителям.2.12.Вести учет претензий покупателей по исполнению заключенных договоров.2.13.Выявлять причины нарушений условий договоров, принимать меры по их устранению и предупреждению.2.14.Подготавливать отчеты о проделанной работе, а также аналитические доклады, справки по поручению менеджера по продажам.2.15.Выполнять служебные поручения менеджера по продажам по функциональным направлениям.2.16.Участвовать в проведении мероприятий по формированию спроса на товары (рекламных акциях, презентациях, ярмарках, выставках, пр.).2.17.Собирать информацию о покупателях и обеспечивать ее ввод в электронные базы данных.3.

Должностная инструкция ассистента менеджера по продажам

I. Общие положения 1. Помощник (ассистент) менеджера по продажам относится к категории технических исполнителей. 3. Помощник (ассистент) менеджера по продажам должен знать: 3.1.

Важно

Законы и нормативные правовые документы, регламентирующие осуществление предпринимательской и коммерческой деятельности. 3.2. Рыночную экономику, предпринимательство и основы ведения бизнеса.

3.3. Конъюнктуру рынка. 3.4. Ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров. 3.5. Порядок ценообразования, оптовые и розничные цены на товары. 3.6. Основы теории менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования. 3.7. Порядок коммерческих условий соглашений, договоров, контрактов. 3.8.

Внимание

Психологию и принципы продаж. 3.9. Этику делового общения. 3.10. Правила установления деловых контактов. 3.11. Основы социологии, психологии и мотивации труда.

3.12.

Bad request

Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей. 3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями. 4. Требовать от руководства торгового предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей. IV. Ответственность Помощник (ассистент) менеджера по продажам несет ответственность: 1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации. 2.

Ассистент менеджера по продажам должностная инструкция

Выполняет служебные поручения менеджера по продажам по функциональным направлениям. III. Права Помощник (ассистент) менеджера по продажам имеет право: 1.

Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей. 2. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями. 4. Требовать от руководства торгового предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей. IV.
Помощники могут не только самостоятельно вести отдельную стадию продажи, но и дублировать некоторые функции менеджеров по продаже. В любом случае от них также требуется профессионализм и обладание тем же багажом знаний, каким обладают и менеджеры. В силу вышесказанного, персонал торговых или производственных предприятий, задействованный в продажах, должен обладать рядом особенных качеств, так называемых индикаторов торговой пригодности, а именно: коммуникабельностью, энтузиазмом, способностью выражать свои мысли как в устной, так и в письменной форме, рациональностью, умением убеждать, способностью к самоорганизации, целеустремленностью, умением работать как в коллективе, так и самостоятельно. ИНСТРУКЦИЯ ПОМОЩНИКА (АССИСТЕНТА) МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ I. Общие положения 1. Помощник (ассистент) менеджера по продажам относится к категории технических исполнителей. 2.

Вы можете скачать должностную инструкцию помощника менеджера по продажам бесплатно. Должностные обязанности помощника менеджера по продажам Утверждаю (Фамилия, инициалы) (наименование организации, ее организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное утверждать должностную инструкцию) 00.00.201_г. м.п. (наименование учреждения) 00.00.201_г. №00 1. Общие положения 1.1.Настоящая должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности помощника менеджера по продажам (далее – «предприятие»). Название учреждения 1.2.На должность помощника менеджера по продажам принимается лицо с профессиональным (экономическим) образованием (высшим; средним), подготовкой по менеджменту, стажем работы по специальности не менее 1 года; 3 лет; 5 лет, др.

Должностная инструкция помощника менеджера по продажам

Правила установления деловых контактов. 3.11. Основы социологии, психологии и мотивации труда. 3.12. Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютера. 3.13. Иностранный язык. 3.14. . 4. Назначение на должность помощника (ассистента) менеджера по продажам и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия по представлению (менеджера по продажам; иного должностного лица) 5.

Внимание

Помощник (ассистент) менеджера по продажам подчиняется непосредственно менеджеру по продажам. 6. На время отсутствия помощника (ассистента) менеджера по продажам (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II.

Должностные инструкции

Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.3.3.Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей. 3.4.Требовать от руководства торгового предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей. 4.Ответственность Помощник менеджера по продажам ответственен за: 4.1.Недолжное выполнение или невыполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в установленных действующим трудовым законодательством РФ рамках.

Обязанности менеджера по продажам — что должен уметь менеджер?

Выполняет служебные поручения менеджера по продажам по функциональным направлениям. III. Права Помощник (ассистент) менеджера по продажам имеет право: 1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

Инфо

IV.

Должностная инструкция помощника (ассистента) менеджера по продажам

Важно

Осуществляет сбор информации от покупателей: - о требованиях к качественным характеристикам товаров (сроке службы, правилах пользования, упаковке, др.); - о требованиях к послепродажному обслуживанию товаров; - об объемах и темпах продаж товаров конечным потребителям. 4.12. Ведет учет претензий покупателей по исполнению заключенных договоров. 4.13. Выявляет причины нарушений условий договоров, принимает меры по их устранению и предупреждению.

4.14. Участвует в проведении мероприятий по формированию спроса на товары (рекламных акциях, презентациях, ярмарках, выставках, пр.). 4.15. Собирает информацию о покупателях и обеспечивает ее ввод в электронные базы данных. 4.16. Подготавливает отчеты о проделанной работе, а также аналитические доклады, справки по поручению менеджера по продажам.
4.17. Выполняет служебные поручения менеджера по продажам по функциональным направлениям.
Что показал анализ 15 лучших программ конкурса «Наставник» Большинство крупных промышленных предприятий уверяет, что у них действует система наставничества. На конкурс лучших практик на форуме «Наставник» поступило больше 1000 заявок. В шорт-лист программ… Мы все помним, как начинается известная песня «Если друг оказался вдруг…» Рецепт проверки дружбы прост: в горах, где сложности и опасности на каждом шагу дружба проверяется делом. Но как быть с работой? Думаю, вам всем знакомо высказывание «Друзей на работу не беру и… Роб Кросс, Питер Грей Если вы надеетесь плавно включиться в работу в новой для вас организации, первое, что необходимо сделать, - обзавестись союзниками, которые обеспечат вас информацией, ресурсами и поддержкой, необходимой для успеха. Но редкая программа адаптации… Решения - неотъемлемая часть нашей жизни.

Должностная инструкция помощника менеджера по продажам

Осуществляет поиск покупателей (оптовых и розничных торговых предприятий, иных посредников, пр.) и устанавливает деловые контакты. 4. Устанавливает контакты с клиентами (группой клиентов) по поручению менеджера по продажам. 5. Проводит переговоры с клиентами по условиям продажи товаров и оказания сопутствующих услуг.

10.
Менеджер по продажам принимается на должность и освобождается т нее поприказу руководителя предприятия по представлению менеджера по продажам; иного должностного лица. 1.5.Помощник менеджера по продажам находится в подчинении у менеджера по продажам. 1.6.В период отсутствия помощника менеджера по продажам (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности возлагаются на лицо, назначенное в установленном порядке, приобретающее соответствующие права и несущее ответственность за должное выполнение возложенных на него обязанностей. 2. Должностные обязанности Помощник менеджера по продажам обязан: 2.1.Разрабатывать преддоговорную документацию. 2.2.Заключать от имени предприятия договоры (купли-продажи, поставки, др.). 2.3.Организовать доставку или отгрузку товаров покупателям по заключенным договорам. 2.4.Контролировать оплату покупателями товаров по заключенным договорам.

Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютера. 3.13. Иностранный язык. 4. Назначение на должность помощника (ассистента) менеджера по продажам и освобождение от должности 5. Помощник (ассистент) менеджера по продажам подчиняется непосредственно менеджеру по продажам.

6. На время отсутствия помощника (ассистента) менеджера по продажам (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. II. Должностные обязанности Помощник (ассистент) менеджера по продажам: 1.

Под руководством менеджера по продажам выполняет работы по организации и созданию сети продажи товаров. 2.
Время от времени всем нам приходится принимать карьерные решения (какую работу выбрать, в каких проектах участвовать, где искать спонсорскую поддержку, выдвигаться ли на повышение, менять ли место жительства), и процесс… Недавно мне позвонила моя дочь, только что устроившаяся на новое место работы на полную ставку. «Я допустила большую ошибку, когда приняла предложение о этой работе», расстроенно сказала она. Причина ее расстройства заключалась в том, что ее работа не…
Программная статья, описывающая меняющуюся роль HR в сегодняшней практике управления талантами. Процессы и области наиболее сильно подверженные изменениям. HR переходит в Agile. Вы могли бы сказать, что HR идет “облегченным agile”(light agile), применяя общие принципы… Глава Сбербанка Герман Греф назвал три компетенции, которыми должен обладать человек, чтобы стать «мечтой работодателя».

Права помощника менеджера по продажам

На должность помощника (ассистента) менеджера по продажам назначается лицо, имеющее профессиональное (экономическое) образование, (высшее; среднее) подготовку по менеджменту, подготовку по менеджменту, стаж работы по специальности не менее 1 года; 3 лет; 5 лет, др.) 3. Помощник (ассистент) менеджера по продажам должен знать: 3.1. Законы и нормативные правовые документы, регламентирующие осуществление предпринимательской и коммерческой деятельности. 3.2.

Рыночную экономику, предпринимательство и основы ведения бизнеса. 3.3. Конъюнктуру рынка. 3.4. Ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров. 3.5. Порядок ценообразования, оптовые и розничные цены на товары.

3.6. Основы теории менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования. 3.7. Порядок коммерческих условий соглашений, договоров, контрактов. 3.8. Психологию и принципы продаж. 3.9. Этику делового общения.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

помощника менеджера по продажам

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные, должностные обязанности, права и ответственность помощника менеджера по продажам подразделения «Новые технологии» (далее - Помощник менеджера по продажам) Общероссийское объединение работодателей «Российский союз промышленников и предпринимателей» (далее Учреждение).

1.2. На должность помощника менеджера по продажам назначается лицо, удовлетворяющее следующим требованиям к образованию и обучению:

Среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена;

1.3. Помощник менеджера по продажам должен знать:

Методы систематизации информации о новых поступлениях и об условиях продажи инфокоммуникационных систем и/или их составляющих;

Основные технические характеристики, преимущества и недостатки продукции мировых и российских производителей инфокоммуникационных систем и/или их составляющих;

Правила работы с современными средствами информирования клиентов (телефон, факс, сотовая связь, электронная почта);

Назначение и правила использования компьютерного и офисного оборудования;

Отраслевые и локальные нормативные акты, действующие в организации;

Начальные знания бухгалтерского учета;

Основы делопроизводства;

Правила работы в компьютерных программах и базах данных типовых предложений по продаже инфокоммуникационных систем и/или их составляющих;

Назначение и правила использования компьютерного и офисного оборудования;

Основные технические характеристики, преимущества и недостатки продукции ведущих мировых и российских производителей инфокоммуникационных систем и/или их составляющих;

Программы работы с таблицами и правила их использования;

Правила работы с базой данных типовых предложений по продаже инфокоммуникационных систем и/или их составляющих;

Организационная структура организации;

Правила использования программ для подготовки презентаций;

Основы информационных технологий применительно к продаваемым инфокоммуникационным системам и/или их составляющим;

Назначение и правила использования компьютерного и офисного оборудования;

Методы систематизации информации;

Инструкции по подготовке, обработке и хранению отчетных материалов;

Методы поиска информации о современных инфокоммуникационных системах и/или их составляющих;

Методы анализа и обработки полученной информации;

Правила работы в соответствующих компьютерных программах и базах данных, их назначение;

1.4. Помощник менеджера по продажам должен уметь:

Обрабатывать информацию о новых поступлениях и об условиях продажи инфокоммуникационных систем и/или их составляющих;

Консультировать клиентов и партнеров, проводить презентацию продаваемых инфокоммуникационных систем и/или их составляющих;

Подготавливать коммерческие предложения на продажу инфокоммуникационных систем и/или их составляющих;

Вести учетную деятельность по информированию клиентов о новых поступлениях и об условиях продажи инфокоммуникационных систем и/или их составляющих;

Применять систему управления взаимоотношениями с клиентами;

Обрабатывать информацию о сделках по продаже инфокоммуникационных систем и/или их составляющих;

Подготавливать коммерческие документы на продажу инфокоммуникационных систем и/или их составляющих;

Вести учет сделок по продаже инфокоммуникационных систем и/или их составляющих;

Консультировать клиентов и партнеров по вопросам приобретения и обслуживания инфокоммуникационных систем и/или их составляющих;

Оформлять сопроводительные документы на продаваемые инфокоммуникационные системы и/или их составляющие;

Работать с компьютерным и офисным оборудованием;

Обрабатывать информацию о коммерческих предложениях по продаже инфокоммуникационных систем и/или их составляющих;

Вести деловые переговоры;

Работать с базой данных типовых предложений по продаже инфокоммуникационных систем и/или их составляющих;

Вести деловую переписку;

Представлять решения на основе продаваемых инфокоммуникационных систем и/или их составляющих;

Консультировать клиентов и партнеров по вопросам приобретения и использования (эксплуатации) инфокоммуникационных систем и/или их составляющих;

Подготавливать коммерческие предложения по продаже инфокоммуникационных систем и/или их составляющих;

Вести учет коммерческих предложений по продаже инфокоммуникационных систем и/или их составляющих;

Работать с компьютерным и офисным оборудованием;

Применять средства автоматизации бизнес-процессов при взаимоотношениях с клиентами;

Вести реестр реквизитов клиентов;

Работать с системами отчетности организации;

1.5. Помощник менеджера по продажам назначается на должность и освобождается от должности приказом исполнительного вице-президента Учреждения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.6. Помощник менеджера по продажам подчиняется исполнительному вице-президенту Учреждения и начальнику подразделения «Новые технологии»

2. Трудовые функции

2.1. Информирование клиентов о новых поступлениях и об условиях продажи инфокоммуникационных систем и/или их составляющих.

2.2. Документарное сопровождение сделок по продаже инфокоммуникационных систем и/или их составляющих.

2.3. Составление коммерческих предложений по продаже инфокоммуникационных систем и/или их составляющих на основе типовых коммерческих предложений.

2.4. Работа с системой управления взаимоотношениями с клиентами при поиске клиентов, подготовке и продаже инфокоммуникационных систем и/или их составляющих.

3. Должностные обязанности

3.1. Информирование клиентов о маркетинговых мероприятиях организации.

3.2. Информирование клиентов о новой продукции.

3.3. Информирование клиентов об условиях продажи инфокоммуникационных систем и/или их составляющих.

3.4. Сопровождение базы данных клиентов.

3.5. Подготовка информационных материалов о новых поступлениях и об условиях продажи инфокоммуникационных систем и/или их составляющих для рассылки клиентам.

3.6. Проверка оплаты продаваемых инфокоммуникационных систем и/или их составляющих.

3.7. Информирование клиентов об условиях продажи инфокоммуникационных систем и/или их составляющих.

3.8. Информирование клиентов об условиях гарантийного и послегарантийного обслуживания инфокоммуникационных систем и/или их составляющих.

3.9. Составление сопроводительных документов на продаваемые инфокоммуникационные системы и/или их составляющие.

3.10. Подготовка коммерческих предложений по продаже инфокоммуникационных систем и/или их составляющих на основании базы данных типовых предложений.

3.11. Согласование условий продажи инфокоммуникационных систем и/или их составляющих с вышестоящим руководством.

3.12. Ведение базы данных типовых предложений по продаже инфокоммуникационных систем и/или их составляющих.

3.13. Информирование клиентов об условиях продажи инфокоммуникационных систем и/или их составляющих.

3.14. Формирование отчетов о клиентах при поиске клиентов, подготовке и продаже инфокоммуникационных систем и/или их составляющих.

3.15. Внесение сведений о клиенте в базу данных клиентов.

3.16. Рассылка по базе данных клиентов прайс-листов и информации о продаваемых инфокоммуникационных системах и/или их составляющих.

4. Права

Помощник менеджера по продажам имеет право:

4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а так же материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности помощника менеджера по продажам.

4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).

4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию помощника менеджера по продажам.

4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.

4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.

4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.

5. Ответственность

Помощник менеджера по продажам несет ответственность за:

5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.

5.2. Невыполнение распоряжений и поручений исполнительного вице-президента Учреждения.

5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков их исполнения.

5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правила противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.

5.5. Причинение материального ущерба в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

За вышеперечисленные нарушения помощник менеджера по продажам может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Менеджер по продажам информационно-коммуникационных систем» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 5 октября 2015 г. № 687н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Главный ресурс любой организации – ее сотрудники. Именно они способствуют росту и процветанию производства. Грамотные начальники ценят своих работников. Среди прочих значимых должностей, особенно выделяется помощник руководителя. Обязанности и значение которого трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч. Без хорошего ассистента топ-менеджеру будет очень сложно управлять предприятием.

Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности.

Функциональные обязанности помощника руководителя:

Обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками;
обеспечение психологического комфорта начальства;
проведение первичных переговоров;
перевод;
обеспечение руководства канцтоварами и т.д.

Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.

Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.

Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию

Требования к базовому образованию и опыту работы будут отличаться, в зависимости от представлений руководства. Чаще всего данную вакансию рассматривают как стартовую в карьере. Однако серьезный топ-менеждер будет искать себе в ассистенты человека с определенным профессиональным и жизненным опытом.

Минимальное требование – среднеспециальное образование, связанное с администрированием или юриспруденцией. Кроме этого, работодатели ожидают от соискателей следующих профессиональных качеств:

умение работать во всех офисных программах;
высокая скорость печати;
грамотность;
знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
знание основ действующего законодательства;
грамотная, поставленная речь.

Это минимум требований к претенденту на должность «личный помощник руководителя». Обязанности также могут быть дополнены, в зависимости от сферы деятельности организации. На некоторых предприятиях обязательным условием приема на такую работу считается профильное или смежное образование. Кроме того, большим плюсом считается дополнительное бизнес-образование или курсы повышения квалификации.

Требования к личным чертам ассистента

Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.

Прежде всего, это:

стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.

Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.

Общие обязанности помощника руководителя

Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:

ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
ведение переписки от имени организации;
прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.

Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации

Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей.

Наиболее частые дополнительные обязанности, это:

перевод с иностранного языка, в том числе и во время переговоров. Не всегда руководство может в полной мере доверять сторонним работникам, и здесь очень пригодится знание как минимум английского;
организация поездок руководителя и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что ассистент возьмет на себя все бытовые моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, организация питания и оформление документов;
сопровождение начальства на протокольные мероприятия;
услуги бытового характера.

Этот перечень далеко не полный. Чаще всего довольно сложно однозначно ответить на вопрос о том, что входит в обязанности помощника руководителя? Эта деятельность очень разнопланова. Каждый начальник предъявляет свои требования, главное -следить, чтобы все они были в рамках закона.

Режим работы личного ассистента

Одна из основных особенностей данной деятельности – зависимость продолжительности рабочего времени работника от руководства. Конечно, нормативно прописан трудовой день восемь часов. По факту же ассистенты сопоставляют свой режим с начальством.

Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.

Должностная инструкция помощника руководителя

Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.

Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.

В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.

Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.

Кроме того, в должностной инструкции следует четко прописать название должности. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «менеджер по направлению». Внимательно следите за тем, чтобы эта запись соответствовала действующим нормативным актам и была актуальна.

Что указать в резюме помощника руководителя

Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.

Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.

Данные, которые необходимо указать в резюме на соискание вакансии «ассистент» или «личный помощник руководителя»:

Полное имя фамилию и отчество, в резюме для иностранной компании допустимо только первые два.
Семейное положение. Это обязательный пункт – должность ассистента предполагает часто ненормированный рабочий день. Надо быть уверенным, что такой график не скажется отрицательно на семейных обязанностях.
Образование. Указывается в хронологическом порядке. Если вы еще учитесь – обязательно сделайте отметку о том, сколько времени потребуется для завершения. Часто работодатели берут в качестве ассистентов студентов последних курсов, с последующим карьерным продвижением. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
Опыт работы. Указывают от последнего. Если такового еще нет, то перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественной деятельности или профорганизациях, учебные практики и иные подходящие занятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику на выпускающей кафедре и напишите что готовы ее предоставить.
Личностные характеристики. Дайте себе максимально правдивую оценку. Опишите характер с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
Дополнительные сведения. Здесь следует написать, почему именно вас работодатель должен выбрать из других претендентов. Кроме того, обязательно укажите дополнительные умения, например наличие водительских прав. Еще в этом пункте будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
Контакты. Оставьте как можно больше способов связаться с вами: сотовый и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Указывайте только актуальные данные.

Правильно составленное резюме не останется без внимания работодателя.

Обязанности помощника руководителя подразделения

Обычно соискатели ищут работу личного ассистента руководителя. Но проще начать продвижение в данной карьерной нише, с должности «помощник руководителя отдела продаж». Обязанности этого сотрудника не так объемны, но опыт и перспективы несравнимо больше.

Основное отличие ассистентов руководителей подразделений в их более специфической и узконаправленной деятельности. Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.

Обязанности помощника руководителя подразделения включают в себя все тоже, что и таковые у начальника предприятия. Но есть и особая специфика:

необходимость досконально знать суть производственного, управленческого или торгового процесса подразделения;
контактировать с ассистентами из других подразделений и помощником генерального директора;
вести специфическую документацию подразделения.

Перспектива карьерного роста личного ассистента

Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.

Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.

Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.

Должностная инструкция помощника руководителя создается для упорядочивания трудовых взаимоотношений. В документе обозначены функциональные обязанности, ответственность, права сотрудника.

Должность «помощник руководителя» в разных организациях может называться по-разному: личный помощник директора, ассистент руководителя, секретарь.

Образец типовой должностной инструкции помощника руководителя

І. Общие положения

1. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.

2. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю компании.

3. В период отсутствия помощника руководителя его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж аналогичной работы от одного года.

5. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:

законодательством РФ;
Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
приказами и распоряжениями руководства;
данной должностной инструкцией.

6. Помощник руководителя должен знать:

установленный порядок обращения с документами в организации;
правила делового общения и этикета;
порядок ведения отчетной документации;
правила пользования офисной техникой, средствами связи;
основы работы в текстовом редакторе, электронных таблицах;
основы делопроизводства;
организационно-штатную структуру компании;
порядок заключения и исполнения договоров.

ІІ. Должностные обязанности помощника руководителя

На помощника руководителя возложены следующие функциональные обязанности:

1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.

2. Личное сопровождение руководителя на встречах, приемах, в поездках.

3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.

4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.

5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.

6. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.

7. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.

8. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.

9. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.

10. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.

11. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.

12. Выполнение служебных поручений руководителя.

ІІІ. Права

Помощник руководителя имеет право:

1. Получать информацию в объеме, необходимом для выполнения поставленных задач.

2. Направлять руководству предложения по улучшению своей работы и рационализации деятельности компании.

3. Направлять запросы в подразделения организации (по поручению руководителя или по личной инициативе) на получение документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства учреждения создания условий, необходимых для выполнения его служебных обязанностей.

5. Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.

6. Иметь доступ к конфиденциальной информации, при возникновении служебной необходимости.

ІV. Ответственность

Помощник руководителя несет ответственность за:

1. Предоставление сотрудникам организации недостоверной информации.

2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

3. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.

4. Нарушение сроков выполнения поставленных задач.

5. Нарушение положений руководящих документов организации, решений, постановлений.

6. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.

7. Действия, выходящие за пределы его компетенции.

8. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

9. Нарушение норм делового этикета, грубое обращение с деловыми партнерами, посетителями, сотрудниками организации.